Como o MEI emite nota fiscal: quando é obrigatório e passo a passo

O MEI é obrigado a emitir nota fiscal quando vende produtos ou presta serviços para pessoa jurídica (outras empresas, inclusive outros MEI e órgãos públicos); para pessoa física, a emissão é em regra dispensada, a menos que o cliente solicite ou que regra estadual ou municipal específica exija. O caminho de emissão depende da atividade: prestadores de serviço usam a NFS-e no emissor nacional com acesso gov.br, e quem vende mercadorias usa a NF-e conforme o emissor disponível no estado. Este guia explica quando emitir, como fazer e como evitar problemas com clientes e com o Fisco.

Quando o MEI deve emitir

A regra geral, prevista na regulamentação do Simples Nacional, é:

Mesmo quando dispensado, o MEI deve guardar comprovantes de venda e manter o Relatório Mensal de Receitas Brutas, que registra as receitas do mês e deve ser acompanhado das notas fiscais e demais documentos. Confira detalhes no Portal do Empreendedor.

Como emitir NFS-e (serviços)

Para o MEI prestador de serviços, a emissão de NFS-e no padrão nacional é obrigatória conforme a regulamentação do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN), com adoção que vem sendo ampliada desde 2023. Confirme no Portal da NFS-e e no Portal do Empreendedor como isso se aplica ao seu município e à sua atividade. O processo costuma ser:

1. Acesse o portal da NFS-e (nfse.gov.br) com conta gov.br, em geral nível prata ou ouro, conforme exigência do portal.
2. Escolha a opção de emissão para o seu perfil (MEI).
3. Informe os dados do tomador: CPF ou CNPJ e nome.
4. Selecione o serviço prestado, escolhendo o código de tributação que melhor descreve a atividade, compatível com o seu CNAE.
5. Informe o valor e a descrição do serviço, de forma clara.
6. Confira os dados e emita. Baixe o PDF e o XML e envie ao cliente.

Alguns municípios ainda têm emissor próprio, e o MEI deve verificar em qual deles precisa emitir. Veja o guia NFS-e nacional ou da prefeitura e o passo a passo geral em emitir NFS-e.

Como emitir NF-e (mercadorias)

O MEI que vende mercadorias para empresas emite NF-e. As regras e os emissores variam por estado, e muitas SEFAZ oferecem um emissor gratuito. Em geral:

1. Verifique se o seu estado exige credenciamento para emissão de NF-e e como fazê-lo.
2. Confirme se precisa de certificado digital ou se o emissor aceita outra forma de autenticação.
3. Cadastre produtos com NCM e unidade, e clientes com dados completos.
4. Use o CSOSN apropriado do Simples Nacional, que o contador ou o emissor orienta.
5. Transmita e aguarde a autorização. Envie o XML e o DANFE ao cliente.

O fluxo detalhado está em como emitir NF-e.

Limite de faturamento e desenquadramento

A nota fiscal é também um registro do faturamento. O MEI tem limite anual de receita bruta definido em lei (R$ 81.000 por ano, ou proporcional aos meses de atividade, no valor vigente em 2026; confirme no Portal do Empreendedor, porque pode haver mudança). Ultrapassar esse limite, em determinadas faixas, exige providências de desenquadramento. Use a nota fiscal para acompanhar mês a mês o quanto já foi faturado.

Exemplo ilustrativo de controle: se o MEI emitiu R$ 6.200 em janeiro, R$ 5.900 em fevereiro e R$ 7.100 em março, o acumulado é R$ 6.200 + R$ 5.900 + R$ 7.100 = R$ 19.200. Dividindo o limite de R$ 81.000 por 12, a média mensal permitida é R$ 6.750; no trimestre, o permitido proporcional seria R$ 20.250, então o acumulado de R$ 19.200 está abaixo. Os números são apenas ilustrativos, e o limite deve ser conferido na fonte oficial.

Cuidados práticos

• Descreva o serviço com clareza. Evite "serviços diversos", que podem gerar dúvida do tomador e do fisco.
• Não emita nota de atividade fora do seu CNAE. O MEI só pode exercer atividades permitidas e registradas no seu enquadramento.
• Peça o CNPJ correto do cliente. Nota emitida para o CNPJ errado precisa ser cancelada ou substituída.
• Guarde as notas. Mantenha XML e PDF organizados por mês, por pelo menos cinco anos, como regra geral.
• Separe contas. Misturar dinheiro pessoal e da empresa dificulta conferir o faturamento.
• Pague o DAS em dia. A nota não substitui o pagamento mensal do DAS-MEI.

Cliente pessoa física pede nota: e agora?

Se o cliente pessoa física pedir nota, é prudente emitir. Isso gera comprovante, ajuda em garantias e em reclamações, e evita atritos. Se a sua cidade ou estado dispensa, você pode negociar, mas não deve negar de forma que cause prejuízo ao consumidor sem entender a regra local.

Compare o custo de emitir

Para a maioria dos MEI, o emissor oficial gratuito resolve. Se você emite muitas notas ou quer integração com cobrança, avalie um sistema pago. Calcule com a calculadora de custo anual e a calculadora de ISS e retenções, lembrando que o MEI paga valores fixos mensais no DAS e não calcula ISS por nota.

Perguntas frequentes

MEI precisa de contador para emitir nota?

Não é obrigatório, e o MEI pode emitir por conta própria. Um contador ajuda em dúvidas de enquadramento e em casos de venda de mercadorias com regras estaduais.

MEI pode emitir nota para pessoa física?

Pode, e deve se o cliente pedir ou se a regra local exigir. Para pessoa física, em regra a emissão é dispensada, mas nada impede a emissão voluntária.

O MEI precisa de certificado digital?

Para NFS-e pelo emissor nacional, usa-se conta gov.br. Para NF-e, a exigência depende do emissor e do estado. Confirme antes de comprar certificado.

Errei uma nota de MEI, o que faço?

Verifique o prazo e as regras de cancelamento ou substituição do emissor usado. Veja o guia de cancelamento de nota fiscal.

Fontes

• Portal do Empreendedor — obrigações e limites do MEI
• Portal da NFS-e — emissor nacional
• Receita Federal — Simples Nacional e legislação
• Sebrae — orientação a microempreendedores