Como emitir NF-e passo a passo: do cadastro à autorização

Para emitir uma NF-e você precisa estar habilitado como contribuinte na SEFAZ do seu estado, ter um certificado digital e um sistema emissor; depois, preenche os dados do destinatário, dos itens e dos impostos, transmite o arquivo XML e aguarda a autorização de uso, que gera a chave de acesso de 44 dígitos. Só depois dessa autorização a mercadoria pode circular com o DANFE (documento auxiliar). Este guia descreve cada etapa, mostra onde ocorrem os erros mais comuns e traz uma tabela para conferir antes de transmitir.

O que é a NF-e (modelo 55)

A Nota Fiscal Eletrônica, modelo 55, é o documento digital que registra operações com mercadorias, como vendas, devoluções, transferências e remessas. Ela existe como arquivo XML assinado digitalmente pelo emitente e autorizado pela SEFAZ, e a validade jurídica vem dessa autorização. O DANFE é apenas a representação impressa ou em PDF que acompanha a mercadoria e contém a chave de acesso para consulta.

Para venda presencial ao consumidor final existe a NFC-e (modelo 65), tratada em outro guia: NFC-e para o varejo. Para serviços, a regra é a NFS-e.

Antes da primeira nota: requisitos

1. Inscrição estadual ativa e credenciamento para emissão de NF-e na SEFAZ do seu estado, quando exigido. Seu contador normalmente verifica.
2. Certificado digital e-CNPJ válido. Veja A1 ou A3.
3. Sistema emissor (gratuito da SEFAZ, pago na nuvem ou ERP).
4. Cadastro de produtos com NCM, unidade, origem e tributação corretos.
5. Cadastro de clientes com CNPJ ou CPF, endereço completo e inscrição estadual quando contribuinte.
6. Definição do regime e dos códigos de situação tributária: CST para regime normal, CSOSN para Simples Nacional.

Passo a passo da emissão

1. Escolha a natureza da operação e o CFOP. O Código Fiscal de Operações e Prestações indica o tipo de operação. Por exemplo, venda de mercadoria produzida pelo estabelecimento dentro do estado usa o grupo 5 e fora do estado, o grupo 6. A escolha errada afeta o imposto e o destinatário.
2. Informe o destinatário. Dados completos e coerentes com o cadastro do destinatário na SEFAZ evitam rejeições.
3. Inclua os itens. Descrição, NCM, CFOP, unidade, quantidade, valor unitário e total. Confira se o NCM existe na tabela vigente.
4. Preencha os impostos. ICMS, IPI quando aplicável, PIS e COFINS. Para Simples Nacional, use CSOSN; para os demais regimes, CST. Desde 2026, os campos de IBS e CBS da reforma tributária também passam a fazer parte dos leiautes, em fase de transição, conforme as notas técnicas vigentes.
5. Defina transporte e pagamento. Modalidade do frete, transportadora e forma de pagamento.
6. Informações adicionais. Mensagens obrigatórias ou de interesse do fisco, como fundamento de benefício fiscal, quando houver.
7. Valide e transmita. O sistema monta o XML, assina com o certificado e envia à SEFAZ.
8. Aguarde o retorno. Se autorizada, você recebe o protocolo e a chave de acesso. Se rejeitada, o sistema informa um código e uma mensagem, e a nota não foi emitida: corrija e retransmita.
9. Envie o DANFE e o XML ao cliente e guarde o XML pelo prazo legal.

Tabela de conferência antes de transmitir

Exemplo de montagem de uma nota (ilustrativo)

Uma loja do estado A vende 10 unidades de um produto a R$ 25 cada para um cliente contribuinte do mesmo estado. Os valores são ilustrativos.

• Valor dos produtos: 10 x R$ 25 = R$ 250.
• Frete cobrado à parte: R$ 20.
• Total da nota: R$ 250 + R$ 20 = R$ 270.
• CFOP de venda dentro do estado (grupo 5), conforme a natureza da operação.

Os impostos dependem do regime e do produto. Na empresa do Simples Nacional, o sistema usa o CSOSN correspondente e informa, quando exigido, o crédito de ICMS. Em regime normal, calcula base e alíquota de ICMS conforme o NCM e a legislação estadual. Peça ao contador a parametrização antes de emitir.

Ambiente de homologação

Muitos sistemas oferecem ambiente de homologação, no qual você emite notas de teste que não têm valor fiscal. Use esse ambiente para treinar, testar a integração e validar o cadastro. Notas de homologação trazem a observação de que não têm valor fiscal. Confirme que, ao ir para produção, o sistema está apontando para o ambiente correto.

Depois da autorização

• Consulta pública. Qualquer interessado pode consultar a nota pela chave de acesso no Portal Nacional da NF-e.
• Manifestação do destinatário. O comprador pode registrar eventos como ciência, confirmação ou desconhecimento da operação.
• Eventos do emitente. Cancelamento e carta de correção seguem regras e prazos próprios. Veja cancelamento e carta de correção.
• Escrituração e guarda. Envie o XML ao contador e guarde por cinco anos como regra geral. Veja guarda de XML e DANFE.

Quando procurar ajuda

Operações com substituição tributária, benefício fiscal, exportação, importação ou venda interestadual com diferencial de alíquota exigem parametrização cuidadosa. Procure o contador e, em dúvidas de enquadramento, a SEFAZ do seu estado.

Perguntas frequentes

Posso emitir NF-e sem certificado digital?

Em regra a assinatura digital é obrigatória, e o e-CNPJ é o meio habitual. Alguns emissores oficiais e situações especiais têm regras próprias. Confirme na SEFAZ.

O que é a chave de acesso?

É o número de 44 dígitos que identifica a NF-e e permite consulta pública. Ela é formada por dados como UF, data, CNPJ do emitente, modelo, série e número, mais um código e um dígito verificador.

Preciso imprimir o DANFE?

Depende da regra do estado e do tipo de operação. Em muitos casos o transportador precisa do DANFE ou da chave durante o transporte. Veja a orientação da SEFAZ e do seu contador.

O que fazer se a nota foi rejeitada?

Leia o código e a mensagem, corrija o dado indicado e retransmita. Uma rejeição não gera nota, então não há o que cancelar. Veja o guia de rejeições comuns.

Fontes

• Portal Nacional da NF-e — manuais, notas técnicas e consulta pública
• CONFAZ — legislação nacional do ICMS e ajustes SINIEF
• Receita Federal — tributos federais e Simples Nacional